Как оформить реквизит отметка о заверении копии

Рубрики Новости

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Секретарю часто приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись документа». На основании требований ГОСТа Р 6.30-97 она вклю­чает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, её расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения. Например:

Секретарь Личная подпись Т.В.Романова

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выда­ётся на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, ГОСТ Р 6.30-97 допускает только при условии заверения каж­дой копии документа печатью организации.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись : « Верно »; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, отметку о заверении удостоверяют печатью. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

РЕКВИЗИТЫ, РАЗМЕЩАЕМЫЕ НА СЛУЖЕБНОМ ПОЛЕ ДОКУМЕНТА

Отметка об исполнителе документа ( 28 ). Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В. А. Жуков
924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ( 29 ). Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова « В дело »; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа внизу, ниже отметки об исполнителе в специально выделенной зоне (см. пример 1 и пример 2.), например:

В дело 01-05. Запрос направлен
05.08.2004 исх. № 132 С. Васильев

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа ( 30 ) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Реквизит 25 отметка о заверении копии. Копия документа — воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии с помощью копировального аппарата. Если изготавли­вается копия с документов, касающихся прав и интересов граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике копируют в ос­новном исходящие документы для того, чтобы в делах орга­низации остались их копии. Заверяют копии работники дело­производственной службы, проставляя ниже реквизита «под­пись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, лич­ной подписи и даты. Например:

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати на копиях документов (выписках из них) обязательно, если документ пред­ставляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.).

Выписки из протоколов заверяет секретарь, который со­ставлял протокол и осуществляет его хранение, из приказов — секретарь (или инспектор), который отвечает за хранение до­кументов.

Как оформить реквизит отметка о заверении копии

Инспектор службы кадров Левченко Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. 2

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.). 3

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.). 4

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.). 5

Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 1.

Рис. 1. Расположение реквизита «Отметка о заверении копии» 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа

_________ 1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.26. 2 Там же. – Пункт 3.26. 3 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 4 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с. 5 Там же.

Реквизит 27 – отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 1

Рис. 1. Пример оформления реквизита «Отметка об исполнителе»

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. 2

Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 2.

Рис. 2. Расположение реквизита «Отметка об исполнителе» 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа

__________ 1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.27. 2 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.

Помощь: Реквизит документа «отметка о заверении копии»

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ»

Реквизит документа «отметка о заверении копии» является одним из дополнительных удостоверяющих реквизитов.

Современные средства подготовки и размножения документов позволяют с легкостью и достаточно оперативно воспроизводить требуемое количество экземпляров документа. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования. В связи с этим вопрос правильного оформления и заверения копий приобретает важное практическое значение.

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «отметка о заверении копии», который располагается ниже реквизита «подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты.

Начальник отдела кадров Подпись В.И.Петреня

Указывать слово «Копия» («Копия верна») в заверительной отметке не следует, так как само слово «Верно» имеет смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа. В правом верхнем углу копии слова «Копия», «Выписка» и т.п. также не указываются.

На копиях отосланных документов, остающихся в деле организации-автора (отпусках), заверительную отметку допускается оформлять по упрощенной схеме: дата заверения и должность лица, заверившего копию, не указываются.

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, как правило, не нуждаются в дополнительном удостоверении. Вместе с тем в некоторых случаях на факсимильных копиях необходимо наличие специального заверения, включая приложение печати (например, представляемые в регистрирующие органы копии уставов, в ряде случаев копии личных документов — свидетельства о рождении, диплома и т.п.). Кроме того, согласно Положению о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденному постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172, при тиражировании для рассылки средствами оперативной полиграфии документов, изготовленных на гербовом бланке, каждая копия должна заверяться печатью.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для личной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии диплома, свидетельства об образовании, трудовой книжки и др.).

Закон РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» утвердил появление нового вида копий — копии электронного документа (ЭД).

Копии ЭД создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Формой внешнего представления ЭД является его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать соответствующее указание на то, что они являются копиями соответствующего ЭД.

Удостоверение формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе может осуществляться нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия; индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института

документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Еще по теме:

  • Истории тех кто пережил развод «Не позволяй душе лениться…» История развода и нового брака Мне было 18 лет, ему – 28. Он уже был женат, но «жена не понимала его, и они развелись». Всё это очень льстило моему «детскому» […]
  • Закона 214-фз и закона о защите прав потребителей ВС РФ: суды не вправе уменьшать неустойку по делам о защите прав потребителей без указания мотивов своего решения 17 января 2014 года Г. заключил с обществом "К" ДДУ, согласно которому […]
  • Военная служба в спецназе Как можно попасть в спецназ по призыву в армию Не все призывники скрываются от военкомата. Многие из них приходят в военный комиссариат с желанием попасть в элитные войска. Большинство […]
  • Продолжительность отпуска у инвалида по тк рф Разъясняем законодательство Работающие инвалиды имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 30 дней В соответствии со ст. ст. 114, 115 Трудового кодекса […]
  • Наказ моу 466 Наказ моу 466 Військовий інститутКиївського національного університетуімені Тараса Шевченка Перший заступник Міністра оборони України у Військовому інституті З робочим візитом Військовий […]