Договора возмездного оказания услуг срок хранения

Рубрики Новости

Содержание:

Срок хранения договоров в организации. Виды договоров

Сам процесс хранения договоров связан с некоторыми проблемами. Бывает так, что определить типовую принадлежность документа, вид, срок и условия его хранения, способ уничтожения достаточно сложно. Все вышеперечисленные факторы регламентируются законом, но один и тот же договор в разных ситуациях может иметь разные сроки действия, поэтому нередко возникают проблемы с определением длительности хранения. Для эффективного и правильного ведения делопроизводства необходимо четко уяснить порядок и требования законодательства в этой сфере, чтобы избежать штрафов или наказания. Ниже рассмотрим срок хранения договоров купли-продажи в организации.

Цель хранения

Наличие договоров в постоянном доступе требуется не только на тот период, когда продолжается их действие. После этого они бывают нужны для извлечения из них какой-либо информации. Большинство спорных ситуаций, состоящих в том, что одна или другая сторона не выполняет свои обязательства, решаются в суде или досудебном порядке, с помощью предъявления договора.

Кроме того, существует возможность проведения проверок на предприятии, осуществляемых государственными контролирующими органами. Они могут затребовать документы за определенный период, в этом случае при ненадлежащем хранении в организации, нарушении сроков их уничтожения, могут быть наложены санкции в виде довольно внушительных штрафов. В первую очередь в этом виновато руководство, которое не контролирует данный процесс.

Таким образом, приходим к выводу, что хранение договоров и другой организационно-распорядительной документации должно осуществляться надлежащим образом в течение строго оговоренного срока.

Сроки и виды хранения

Сроки хранения трудовых договоров в организации — разные. По общероссийскому классификатору документов они отнесены к организационно-распорядительной документации. И сроки их действия классифицируются так же, как и сроки сохранности всех документов. Выделяют следующие сроки хранения договоров в организации:

  • постоянный;
  • долгосрочный (свыше 10 лет);
  • краткосрочный (до 10 лет включительно).

Такая система, вытекающая вроде бы из логики самих документов, не очень удобна в применении. Это нередко создает путаницу и приводит к серьезным ошибкам в делопроизводстве.

Система хранения по типовой принадлежности

Более распространена система хранения по типовой принадлежности. Как правило, у большинства предприятий договоры делятся на несколько разновидностей: профильные (напрямую касающиеся основной деятельности предприятия), хозяйственные и трудовые.

Например, каков срок хранения договоров оказания услуг в организации? Первые две категории документов неприкосновенны не более пяти лет. Трудовые договоры также имеют срок хранения не более пяти лет. Однако здесь есть исключения. Например, если отсутствует лицевой счет, то этот документ придется беречь в течение 75 лет. Срок хранения договоров аренды в организации зависит от периода, на который она оформляется.

Типовые и ведомственные перечни

В типовых перечнях перечислены документы, имеющие распространение в большинстве организаций, а ведомственные содержат информацию, разработанную для этого конкретного ведомства.

Существуют разные виды документов. Перечни представляют собой нормативные документы, используемые для определения срока хранения и отбора документов для их последующего хранения или уничтожения.

При составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров обычно используют типовые перечни, утвержденные государственными органами, а также профильными министерствами и ведомствами. Срок хранения договоров поставки в организации составляет 5 лет после окончания действия.

Передача в архив

Процедура передачи в архив документации, срок хранения которой уже истек, может иметь незначительные отличия в разных организациях. В некоторых случаях имеет место обычный способ, при котором документы сшивают между собой и складывают в металлический шкаф, гордо именующийся архивом. В других организациях имеется и архив, и архивариус, и утвержденная номенклатура дел, а весь процесс проходит согласно нормативной документации. То есть существуют определенные правила подшивки документов, их регистрации и так далее.

Имеют право на существование оба варианта, нужно учитывать специфику организации, объем документооборота и количество сотрудников. В случае если речь идет о большой крупной организации с большим штатом, без использования адекватной системы хранения документов она просто утонет в них. Общим правилом, которого стараются придерживаться все организации, вне зависимости от формы собственности и количества сотрудников, является время передачи документов в архив.

От служащих требуют предавать документы в архив не ранее определенного срока, который не зависит от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть даже если срок договора истек в феврале, то все равно необходимо ждать до следующего года, чтобы передать его на хранение. Каков срок хранения хозяйственных договоров в организации? Минимально допустимый период 5 лет.

Начало срока хранения договоров

Это весьма непростой вопрос, поскольку именно в связи с этой датой возникает большинство ошибок. Хранение договоров на большинстве предприятий одинаково и начинается с началом календарного года, в котором данный документ больше не имеет силы. Например, есть договор, срок действия которого закончился 15.07.2010 г. Его требуется хранить в течение пяти лет, но уничтожить его можно не 15.07.2015 г., а только с началом 2016 года. То есть отсчет срока идет с 01.01.2011 г., а не с июля предыдущего года. Как правило, с целью минимизации количества ошибок, к установленному ранее сроку добавляют один год. И только после того, как срок хранения договора в организации закончился, документ можно уничтожить.

Специфика хранения договоров

Как мы уже говорили, есть специальные руководящие документы, которые устанавливают правила и сроки передачи в архив и хранения. Еще раз напомним, что документация должна храниться в сухом, проветриваемом помещении с определенным температурным режимом. Сами папки с документами должны быть расположены на закрытых или открытых стеллажах. При необходимости в архиве должны быть специальные сейфы для хранения документов с грифом «коммерческая тайна». Хотя сам процесс хранения документов никто не проверяет, но вот отсутствие определенных файлов легко обнаруживается при проверке, так что наладить систему сбережения должным образом — в интересах предприятия. Итак, срок хранения договоров в организации истек, и документ нужно уничтожить. Как это сделать правильно?

Уничтожение

Просто так уничтожить документы нельзя. Для начала нужно убедиться, что срок их действия прошел. Только после этого возможно уничтожение, но и здесь есть подводные камни, которые нужно учитывать, чтобы не попасть под штрафные санкции проверяющих. Выглядит процедура приблизительно следующим образом. Сотрудники делают выборку из всех документов, срок которых уже вышел, потом составляется опись, направляется отчет руководителю, составляется акт об уничтожении, документ подписывается начальником и ответственными лицами. Затем папки выделяют к уничтожению. Хранение договоров и другой документации в архиве на постоянной основе лишено смысла, поэтому, чтобы не погрязнуть в документах, необходимо регулярно проводить эту процедуру.

Ответственность и исполнители

Главная ответственность относительно всего, что касается сохранности всех видов договоров и других документов организации, лежит, безусловно, на руководителе. Именно его наказывают рублем при обнаружении нарушений во время проверок. Следующими по списку идут главный бухгалтер, юрист и тот служащий, который несет ответственность за сохранность документации. Но этих лиц в меру совершенных проступков наказывает уже сам руководитель, первым достается ему. На практике в небольших компаниях система контроля и хранения договоров возлагается на бухгалтерию, а бухгалтер, в свою очередь, назначает конкретное ответственное лицо. Иногда ответственным за сохранность документации в целом назначается юрисконсульт организации. Но это не совсем удобно, ведь юрист может отвечать только за договоры, а с остальными бумагами он обычно знаком весьма поверхностно. Легче всего наладить этот процесс, если есть конкретный человек, наделенный ответственностью и полномочиями. Это гарантирует максимальную точность и аккуратность в обращении с документами.

Пример системы учета и хранения

Чтобы лучше понять особенности и срок хранения договоров в организации, можно разобрать основные моменты на небольшом примере. Существует некий служащий (обычно это сотрудник из бухгалтерии), отвечающий за хранение договоров с контрагентами. Он подшивает их в отдельную папку, где они находятся в течение периода действия. При закрытии договора он перекладывается в другую папку. При этом, как правило, составляется опись или реестр, который содержит перечень документов и позволяет отслеживать их движение. Кроме того, там отмечен и срок хранения, после которого они подлежат уничтожению. По истечении нормативного срока документы уничтожают в соответствии с уже описанной процедурой.

Сохранность организационно-распорядительной документации компании в целом и договоров в частности требует вдумчивого, внимательного и аккуратного отношения, во избежание проблем. Общим для всех предприятий и организаций является принцип организации хранения в соответствии с нормами закона. Это исключает применение штрафных санкций в случае проверок. Внутренние документы (акты, описи, реестры, различные виды договоров) по форме могут отличаться в разных организациях, но принципиального значения это не имеет.

Каким должен быть срок хранения договоров

Популярные

  • Главная
  • Статьи
  • Каким должен быть срок хранения договоров

Сотням предприятий в процессе своей деятельности приходится заключать различные договора. Под договорами подразумеваются документы, подтверждающие взаимоотношения предприятия с контрагентами, касающиеся любых направлений его деятельности.

Необходимость хранения договоров

Поскольку любое предприятие могут навестить его акционеры или представители государственных структур с целью осуществления каких-либо проверок, то руководитель предприятия должен заботиться о том, чтобы в его распоряжении находились оригиналы всех договоров, заключённых его организацией с другими организациями и/или частными лицами.

Хранение договоров

Каждый руководитель предприятия обязан хранить договора, а также все имеющие отношение к их подписанию и исполнению документы столько, сколько это требуют соответствующие законы (не менее пяти лет).

Преждевременная ликвидация договоров

Преждевременная ликвидация договоров, даже выполненная тогда, когда данные договора стали неактуальными, может иметь неприятные последствия для руководителя предприятия, распорядившегося уничтожить документы ранее установленного законом срока.

Возможные сроки хранения договоров

Согласно общероссийскому классификатору документов, договора являются организационно-распорядительными документами. Уменьшать срок хранения договоров недопустимо, а вот увеличивать его не запрещено и целесообразно, если на это есть веские причины.

Минимальный срок хранения договоров

Минимальный срок хранения договоров одинаков и для договоров бумажных, и для тех, которые хранятся в электронном виде. Срок действия договоров может быть как ограниченным, так и неопределённым (то есть документ будет в силе до тех пор, пока одна из сторон не пожелает прекратить сотрудничество).

Срок хранения договоров, утративших свою актуальность

Кстати, срок хранения договоров, утративших свою актуальность, следует начинать отсчитывать не со следующих суток после истечения срока их действия, а с первого января следующего года.

Действия по истечении срока хранения договоров

Когда срок хранения договоров, которые нет необходимости хранить бессрочно, истечёт, руководителю фирмы не стоит просто выбрасывать данные документы на помойку или сдавать в макулатуру. Уничтожением документов должна заниматься экспертная комиссия, составляя при этом новые документы, свидетельствующие о получении бумаг на ликвидацию и об успешном выполнении данной процедуры.

Cколько должны храниться договора в организациях?

В одной только Москве ежедневно заключается до тысячи сделок. Как только партнёры «ударили по рукам», возникает особый документ — договор. Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов? Каков срок хранения договоров и где их следует хранить? Рассмотрим эти вопросы подробнее с точки зрения практики.

Виды договоров

Прежде чем говорить о хранении договоров, давайте разберёмся в их видах.

Согласно законодательству, договоры делятся на три вида:

  1. Договор (соглашение, контракт) о работах, связанных с профилем предприятия (таких договоров обычно большинство).
  2. Трудовой договор или договор подряда.
  3. Хозяйственный договор.

Срок хранения договоров

Срок хранения договоров «А» и «В» — 5 лет (заметим: этот срок нужно отсчитывать начиная с того момента, когда время действия договоров истекло). И всё же из этого правила есть исключения. Так, часть документов категории «А» подпадает под пункт «постоянное хранение договоров» и уничтожению не подлежит. Что же касается бумаг категории «Б», то хранение этих договоров тоже исчисляется 5-летним сроком. А если при этом не имеется лицевых счетов, то предприятие формально обязано хранить такой трудовой договор 75 (!) лет.

Определитель сроков хранения договоров

Хранение договоров

Нередки случаи, когда один из бывших контрагентов предъявляет претензии — скажем, требует отдать несуществующий долг за давно прошедший период. Вот почему любой из договоров с юридическим или физическим лицом — это важнейшая бумага, которую нельзя хранить «где придётся», перекладывая из папки в папку, а тем более — выбрасывать.

Как правильно организовать хранение договоров?

Если Ваша компания постоянно взаимодействует со сторонними предприятиями, рекомендуется хранение договоров в электронном архиве. Ведь именно здесь фиксируются все бумаги, подписанные руководителем. После регистрации договоров сотрудник канцелярии может разнести их копии по отделам, которым поручено исполнение. Если же фирма не столь велика и ответственного делопроизводителя в ней нет, хранение договоров обычно поручают юридическому отделу, а копии предоставляют в бухгалтерию.

Внутренняя регистрация

Как бы то ни было, прежде чем поступить на хранение, любой из договоров обязательно должен пройти внутреннюю регистрацию. Будь то международный контракт на поставку авиадвигателей или простой договор об уборке помещения — каждой бумаге должен быть присвоен индивидуальный номер и найтись место в архиве. Современный вариант — сделать этот архив электронным. Для этого все бумаги сканируются и нумеруются, после чего найти и распечатать любую из них будет предельно просто.

Хранение договоров и их регистрация в электронном архиве

Cделать электронный архив договоров без опыта подобной работы очень тяжело. Одна незначительная ошибка — и Вы уже не сможете восстановить историю деятельности фирмы за нужный период. Даже если неточность закралась в информационную базу лишь один раз, она тянет за собой целый ряд других ошибок в регистрации и хранении договоров. В итоге получается эффект «падения фигурок домино».

Срок хранения испонителем своей копии договора о возмездном оказании услуг

Сколько лет обязан исполнитель — физическое лицо хранить свою копию договора о возмездном оказании консультационных услуг?

21 Февраля 2017, 22:42 Иван, г. Москва

Ответы юристов (2)

согласно ГК РФ сроки исковой давности у нас составляют три года.

здравствуйте! Федеральным законодательством не предусмотрен срок хранение указанных договоров, скорее всего это регулируется правилами делопроизводства

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Сроки хранения договоров на оказание платных медицинских услуг

Внимание! При пользовании статьями, консультациями и комментариями просим Вас обращать внимание на дату написания материала

Вопрос:
Сколько лет в медицинской организации (ООО) должны храниться договора на оказание платных медицинских услуг?

Договор об оказании платных медицинских услуг является первичным учетным документом для целей налогового и бухгалтерского учета.
Налоговым кодексом РФ определено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов (п. 8 ст. 23 НК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Правила организации архивного дела, утверждены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Пунктом 436, указанного Перечня, для договоров и соглашений установлен срок хранения пять лет после истечения срока действия договора, соглашения.
Однако обращаем внимание, что согласно ст. 207 Гражданского кодекса исковая давность не распространяется на требования о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина. Это означает, что срок предъявления гражданином требования о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью не ограничен, что также следует учитывать при определении срока хранения договоров на оказание платных медицинских услуг.

Еще по теме:

  • Декларация по налогу на имущество 2018 инструкция по заполнению Налог на имущество: декларация 2018 Актуально на: 12 января 2018 г. Декларация по налогу на имущество (бланк) Приказом ФНС от 31.03.2017 № ММВ-7-21/[email protected] утверждена новая декларация по […]
  • Заявление на доверенность в гибдд Доверенность на регистрацию ТС в ГИБДД от физического лица Доверенность на постановку на учет в ГИБДД автотранспортного средства от физического лица необходима для совершения различных […]
  • Военная служба в спецназе Как можно попасть в спецназ по призыву в армию Не все призывники скрываются от военкомата. Многие из них приходят в военный комиссариат с желанием попасть в элитные войска. Большинство […]
  • Возмещение расходов на жкх Предприниматели на УСН возмещение расходов на ЖКХ учитывают в доходах Минфин России разъяснил, что сумма возмещения расходов на оплату коммунальных услуг учитывается налогоплательщиками в […]
  • Ходотайство в суд свидетелей Ходатайство о вызове свидетелей Для чего нужно ходатайство о вызове свидетелей? Обязательно ли его заявлять или можно обойтись без него? Кто такие свидетели, и для чего они нужны? Ответим […]