Как написать письмо с подтверждением о получении

Рубрики Новости

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего такие письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.

В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола «подтверждать». Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т. д.

При подтверждении получения документа, письма, товаров и т. п. в письме используются стандартные выражения:

  • Мы получили Ваши письма от .
  • Ваше письмо от . получено нами
  • Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили Ваше письмо от .
  • (Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (. нового прейскуранта)
  • Подтверждаем получение документов на Ваши условия поставки.
  • С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.
  • ОАО «Логос» подтверждает получение товаров .

При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т. п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие формулировки:

  • Подтверждаем.
  • Посылаем Вам наше подтверждение.
  • С удовлетворением подтверждаем.
  • Фирма «Орион» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с . и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны
  • Объединение «Петросервис» не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи. Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения.
  • АТП республиканского центра рассмотрело письмо директора предприятия. от. и сообщает.
  • В. поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество.
    Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение относится к информационным письмам и служит для уверения адресата в исполнении определенных действий, получении ценностей, документов, информации. В данной статье предлагаем скачать образец написания письма-подтверждения о получении товара, а также подтверждение сотрудничества.

Бланки для бесплатного скачивания находятся внизу статьи.

Письмо-подтверждение играет свою функцию в налаживании взаимоотношений между партнерами. Например, при получении товарно-материальных ценностей получатель может направить отправителю ТМЦ письмо-подтверждение, в котором будет подтвержден факт получения товаров, а также высказаны слова благодарности за своевременную поставку. Аналогично с получением информации, документов. Отправляя письмо-подтверждение, организация высказывает уважение к своему партнеру, повышает уровень лояльность к себе, настраивает отношения на более доверительный лад.

Деловая переписка играет важную роль в налаживании прочных и взаимовыгодных отношений между партнерами, поэтому пренебрегать написанием подобных писем не стоит, тем более это не займет много времени. Написать несколько строк не сложно, а получатель письмо почувствует уважением к своему труду.

Скачать образцы других писем:

Как написать письмо-подтверждение?

Ниже представлены два образца такого письма: в первом высказано подтверждение получения товара и благодарность за своевременную поставку, во втором — подтверждение сотрудничества, которое отправлено в ответ на коммерческое предложение.

Письмо пишется в свободной форме, но необходимо соблюдать общие правила деловой переписки.

Как правило, заранее известен адресат — конкретное лицо, которому адресуется письмо.

В правом верхнем углу бланка может быть указаны ФИО и должность получателя письма, а также название организации.

Далее пишется обращение в вежливой форме, здесь. уместно использовать словосочетание «Уважаемый Олег Петрович».

В тексте в свободном стиле излагается подтверждение какого-либо события. Высказывается благодарность и надежда на дальнейшее плодотворное сотрудничество. Письмо подписывается автором или руководителем организации и направляется по почте, по электронной почте или факсу.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Скачать образец

Письмо-подтверждение образец о получении товара — скачать.

Письмо-подтверждение сотрудничества образец — скачать.

Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Написание данного вида делового письма сопровождается следующими шаблонными фразами:

  • Сообщаем Вам, что мы получили …
  • Подтверждаем получение …
  • С благодарностью подтверждаем…
  • ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.

Структура письма-подтверждения соответствует общей структуре делового письма.

Письмо-подтверждение печатается на фирменном бланке организации.

Как написать письмо-подтверждение

При передаче/получении всевозможных ценных бумаг, различных документов, материальных ценностей, и т.д. составляется специальное сопроводительное некоммерческое письмо, несущее деловой характер и функцию подтверждения факта приема. В конце такого письма-подтверждения обычно высказывают свою просьбу, мнение, рекомендации, пожелания. Присутствие подобного документа свидетельствует о выраженном уважении и знаке внимания к адресату.

При составлении этого письма часто вставляют определенные фразы:

  • «Мы получили»
  • «Готовы уведомить Вас о получении»
  • «Подтверждаем о получении»
  • «Получили всё в сохранном состоянии» и т.д.

По структуре письмо-подтверждение сходится с деловым.

Письмо-подтверждение выдается на официальном бланке конторы, к которой принадлежит.

Еще по теме: