Как правильно составить реестр на договорах

Рубрики Новости

Договорной (юридический) отдел

Реестр договоров

Автоматизированное ведение реестра договоров в организации — залог успешной работы организации.

На сегодняшний день договорная работа является неотъемлемой частью любой организации.

В большинстве случаев эта работа заключается в ведении реестра договоров, и организации картотеки первичных документов.

В качестве инструментов используются бумажные журналы или электронные таблицы Excel.

Но при этом возникают сложности при необходимости провести анализ договоров организации. К таким проблемам можно отнести:

  • Ошибки при подготовке договоров, опечатки, ошибочные данные и т.д.
  • Затраты времени при поиске нужного договора или сопутствующих документов.
  • Сложно быстро составить график платежей по договорам с поставщиками, и как следствие возникновение просроченных платежей и санкций по договорам.
  • Сложность составления планов исполнения по договорам с покупателями, возникновение не до выставленных документов, и не дополученных доходов.
  • Невозможно составить сопоставительный график взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. Например, план возврата средств по коммерческому кредиту и платежи покупателей. Или для подрядных организаций план поставки покупателям и поступления товаров и услуг от поставщиков.
  • В конечном счете, нельзя выяснить уровень свободных денежных средств в результате работы по договорам.

Именно для решения этих и многих других проблем предназначена программа «Респект: Учет договоров».

Программа для ведения реестра договоров
Программа для эффективного ведения договоров на предприятии. Возможность учета, как договоров с арендаторами так, и с арендодателями. Позволяет вести единый реестр договоров организации.

Как работает программа реестр договоров

Программа «Респект: Учет договоров» поставляется как дополнительный модуль для конфигурации «Бухгалтерия предприятия» или «Управление торговлей» на платформе 1С: Предприятие 8.

Программа позволяет значительно упростить процедуру подготовки договоров

  • Уже на стадии подготовки пользователь может распечатать форму договора с заполненными реквизитами, а так же создать другие сопутствующие документы: коммерческое предложение, счет, рамочное соглашение.
  • Для разработки шаблонов будущих договоров используется текстовый редактор MS Word или его бесплатная альтернатива OpenOffice Writer. При необходимости готовый документ вы так же можете корректировать в том же редакторе.

После согласования и подписания договора. Данные о календарных планах исполнения и платежей регистрируются в системе, что позволяет:

  • Формировать графики платежей для бухгалтерии.
  • Формировать графики исполнения для производственных подразделений.
  • В любой момент получить сверку фактических данных с плановыми.
  • Вести реестр договоров, и быстро отслеживать важные события по договорам: продление, прекращение, перезаключение.

Экономическая служба может так же получить для себя обширную информацию:

  • Реестр договоров позволяет произвести плановый анализ поступления денежных средств от покупателей и план платежей поставщикам, что является упрощенным видом бюджета доходов и расходов.
  • Аналогично бюджет по поступлению и реализации товаров и услуг.
  • Провести план-факт анализ, сверив данные бухгалтерского учета с данными договорного модуля.

Реестр договоров, позволяет хранить все сопутствующие документы в одном месте:

  • К карточке договора может быть приложен отсканированный оригинал договора;
  • Для быстрого доступа в виде файлов могут быть приложены сопутствующие документы: схемы, фотографии и т.д. При этом они сохраняются в базе, что облегчает последующий поиск и резервирование.

Для кого предназначена программа

Программа ведения реестра договоров предназначена для руководителей, юристов, специалистов договорного отдела и бухгалтеров.

Приобрести программу вы можете в компании «РеспектСофт Прикладные Решения».

You are here

Реестр договоров

Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства. Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации. В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.

После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации. Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера:

  • если договор поступил уже пронумерованным, то делопроизводитель организации присваивает ему индивидуальный номер на обратной стороне. В этом случае на обратной стороне также проставляется специальный штамп, а номером соглашения считается ранее присвоенный контрагентом;
  • присвоение сложного номера через дробь. В этом случае номером договора будет считаться очередной номер внутреннего реестра организации.

Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляется его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Общими данными, содержащимися в каждом реестре, являются:

  • номер договора по порядку;
  • номер и дата подписания договора;
  • полное наименование контрагента;
  • предмет соглашения;
  • период действия документа;
  • общая сумма соглашения.

Способы ведения реестра также могут разными. Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале.

Реестр договоров — бланк

Подписание договора руководителем предприятия или лицом, на то уполномоченным, является основанием для передачи данного документа в отдел, осуществляющий делопроизводство по договорам. Если же на фирме такой отдел отсутствует, регистрацией договора и присвоением ему соответствующего номера занимается уполномоченный сотрудник. Учет подписанных соглашений ведется при помощи реестра договоров – основного инструмента для делопроизводства по договорам.

Регистрация в реестре происходит одним из следующих способов:

  1. Путем присвоения индивидуального номера для договоров, получивших нумерацию при регистрации (при этом делопроизводитель отмечает индивидуальный номер на обратной стороне и ставит специальный штамп);
  2. Путем присвоения договору сложного номера (с дробью) – номер является очередным по внутреннему реестру договоров в данной организации.

Законодательно не предусматривается единая форма реестра договоров, что позволяет организациям утверждать наиболее удобную для них форму реестра с учетом особенностей деятельности предприятия. Для удобства в реестр включают такие данные о договорах:

  • порядковый номер;
  • регистрационный номер и дата подписания;
  • полная информация о контрагенте;
  • период, на который заключается договор;
  • предмет соглашения;
  • общая сумма.

Можно также вести графу «примечания», где найдут отображение такие моменты договора как, к примеру, наличие спецификации к договору или дополнительного соглашения. Не ограничивается и способ ведения реестра договоров – это может быть как заполнение электронной формы, так и стандартный бумажный вариант (журнал). Существуют также и специально разработанные компьютерные программы.

Как подать сведения в реестр контрактов и реестр договоров по новым правилам

Чем отличаются базы

Разберемся, что такое реестр контрактов, реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

Первый — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с 44-ФЗ.

Информация о договорах, которые заключены отдельными видами юридических лиц в результате закупки по ФЗ-223, содержится в реестре договоров.

Веддется реестр договоров 223 ФЗ и 44 ФЗ на сайте ЕИС.

Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Войти в нее можно через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

Если направляются данные о заключении соглашения, нужно нажать кнопку «Создать информацию о контракте».

Когда необходимо внести информацию об изменении, исполнении или расторжении, следует найти контракт на вкладке «Исполнение». Далее в выпадающем меню нужно нажать на пункт «Внесение изменений» или «Исполнение (расторжение) контракта» соответственно.

В обоих случаях отобразится страница для ввода информации.

Необходимо заполнить все поля веб-формы, отмеченные символом «*», иначе система не позволит сформировать и направить сведения.

Далее нужно отсканировать необходимые документы, если они оформлены на бумажном носителе, и прикрепить файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), нужно прикрепить файл с этим документом. Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы их можно было просматривать с помощью общедоступного программного обеспечения.

Информация и документы должны быть подписаны электронной подписью лица, которое имеет право действовать от имени госзаказчика.

Образец реестра госконтрактов

Образец реестра договоров по 44 ФЗ разработать не сложно. Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.

Как уже говорилось, он ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете можно сформировать и распечатать список контрактов. Для этого нужно нажать на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации». В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении. Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.

Предлагаем образец реестра договоров в Excel скачать бесплатно для внутреннего пользования. Его можно использовать для учета соглашений, данные о которых не вносятся в ЕИС.

Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ

  • 3 рабочих дня с даты заключения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг);
  • 1 рабочий день с даты изменения или расторжения контракта.

Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.

С 01.07.2018 после даты внесения сведений о контракте — заключении, изменении, расторжении, приемке продукции, исполнении в течение 5 рабочих дней — заказчик формирует информацию и документы и направляет сведения в реестр.

  • проверяет (программно-аппаратными средствами);
  • формирует реестровую запись с присвоением уникального номера, согласно утвержденному Приказу Минфина № 130н от 23.12.2013;
  • направляет заказчику протокол, который содержит список выявленных несоответствий и основания, по которым информация и документы не включаются в реестр контрактов.

В течение 1 рабочего дня заказчик обязан устранить замечания и направить сведения повторно.

После даты включения реестровой записи в течение 1 рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в эл. виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.

Как внести информацию в базу по 223-ФЗ

Ведение реестра договоров по 223 ФЗ происходит так. Сведения и прилагаемые документы отправляются заказчиком в Федеральное казначейство также через «Электронный бюджет». Нужно заполнить соответствующие формы веб-интерфейса или направить сведения из ЕИС, которая используется для формирования информации. Затем прикрепляются отсканированные копии документов (при традиционной закупке) или электронные документы (при закупке в электронной форме). Документ должен подписать уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Сроки публикации и исправлений по 223-ФЗ

Данные и документы должны быть направлены в Федеральное казначейство в течение трех рабочих дней со дня заключения соглашения. В случае изменения, исполнения или расторжения сведения вносятся в течение 10 дней со дня наступления указанных событий.

Если заказчик получает отказ включить сведения в базу, в течение трех рабочих дней со дня получения протокола Федерального казначейства об отказе он должен сформировать недостающие сведения и документы и(или) доработать их надлежащим образом, а затем направить измененные данные в Федеральное казначейство в том же порядке, что и первоначальные.

Образец базы договоров по 223-ФЗ

Предлагаем скачать бланк реестра договоров в Excel.

Реестр договоров

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Договоры не теряются
  • Своевременность согласований
  • Контроль сроков договора
  • Учет всех версий договоров
  • Реестры и отчеты по договорам

Реестр – друг и помощник договора

Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров.

Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

  • порядковый номер и номер записи регистрации
  • вид договора
  • сумма (цена) договора
  • стороны договора (наша организация и контрагент)
  • дата заключения (подписания)
  • срок действия (при наличии)
  • наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
  • статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
  • ответственный сотрудник
  • любые иные сведения (например, существенные условия)

Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке.

Программа для учета договоров

Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

  • трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
  • риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
  • отсутствие связи с историей согласования и переписки.

Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов:

  1. Построение отчета по всей базе (реестру) за период с многочисленными фильтрами:
  2. Обратная связь с реестром договоров, включая напоминания о скором истечении срока действия
  3. Заполнение карточек договоров и ведение по ним интерактивного списка:

Еще по теме:

  • Как узнать какие дополнительные услуги подключены на мегафоне Как узнать подключенные услуги на Мегафоне? Для того чтобы эффективно контролировать баланс на своём мобильном телефоне, а также рассылку информационных сообщений, следует знать, какие […]
  • Мировой суд кольчугино Мировой суд кольчугино Кольчугинский городской суд Владимирской области Полезные ссылки Европейский Cуд по правам человека Верховный Суд РФ Конституционный Суд РФ Президент […]
  • Контролируемые сделки с оффшором Какие сделки являются контролируемыми? В соответствии с положениями ст. 105.14 Налогового Кодекса РФ, с 1 января 2014 года к понятию «контролируемая сделка» относятся: Сделки между […]
  • Виды нарушение интеллектуальных прав Нарушение и ответственность Ответственность за нарушение авторских прав и смежных прав За совершенное правонарушение, в том числе в авторско-правовой сфере и интеллектуальной […]
  • Посёлок кедровка свердловская область воинская часть Мама солдата Меню навигации Пользовательские ссылки Объявление Проголосуйте за Наш Форум! Чем выше рейтинг форума, тем легче его найти новым участникам. Проголосовать можно 1 раз в […]