Срок хранения договора гпх

Рубрики Публикации

Каковы сроки хранения первичной бухгалтерской документации?

Подскажите, пожалуйста, сколько лет надо хранить договоры с юридическими лицами, договоры с физлицами (как трудовые, так и ГПД), акт выполненных работ?

Все вышеуказанное интересует для ООО.

Ответы юристов (1)

Здравствуйте, Сергей. У каждого вида договора — свой срок хранения. К примеру, договоры возмездного оказания услуг (как и большинство договоров гражданско-правового характера) хранятся 5 лет, договоры по лизингу имущества — постоянно, трудовые договоры — 75 лет. Подробно ознакомиться со сроками хранения документов Вы можете, изучив Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении „Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения“. В справочно-правовой системе „Консультант“ содержится очень удобный указатель, в котором Вы можете, выбрав вид документа, ознакомиться со сроками его хранения: http://www.consultant.ru/docum.

С уважением, Татьяна.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Срок хранения договоров ГПХ

Вопрос-ответ по теме

К уже сформированному за № 514821. Дело в том, что к нам обратился гражданин, направленный к нам пенсионным фондом. Гражданин этот никогда не состоял в штате нашего учреждения и примерно раз в год выполнял небольшую работу по договору ГПХ. Договора ГПХ с физическими лицами у нас хранятся вместе с документами, для которых установлен срок хранения 5 лет, за этот период мы и нашли данные об этом гражданине. Но сведения за этот период уже есть у ПФ. Мы никогда не предоставляли в ПФ сведения за период с 2000 г. Отсюда и родились вопросы: может мы неправильно ведем учет по договорам ГПХ и нужно вести лицевые счета по каждому физ.лицу, с которым заключен договор? Или договора ГПХ нужно сшивать в отдельную папку и хранить вместе с лицевыми счетами сотрудников 75 лет? И должны ли мы предоставлять в отдел по назначению пенсий сведения по договорам ГПХ, если они уже были предоставлены во время отчета в ПФ?

Воспользуйтесь сервисами Системы Госфинансы:

Бюджетная классификация: КОСГУ от А до Я

Узнайте верный КБК

Учетная политика для госсектора

Основные средства: ОКОФ и амортизационные группы

сообщаем следующее: ГПД должны храниться в организации не менее 5 лет.

В течение 75 лет хранятся Личные карточки.

Личные карточки оформляются только на сотрудников, принятых по трудовым договорам.

Следовательно, ГПД не должны храниться 75 лет.

Вы должны подавать сведения по ГПД в форме РСВ-1 ПФР.

Что касается сведений, предоставляемых в отдел по назначению пенсий.

При достижении сотрудником пенсионного возраста организация должна сдать о нем индивидуальные сведения персонифицированного учета в территориальное отделение ПФ РФ.

Такую отчетность в ПФ РФ нужно подавать, в том числе, и на сотрудников, которые работают в организации по ГПД.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Срок хранения договоров

Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. причина тому — многообразие видов договоров. Большинство из них хранятся в течение 5 лет. Но не все: есть и «трехлетки», и соглашения, которые нужно хранить постоянно. Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже.

Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

  • Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:
    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558),
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 №1182).

Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно.

(Подробно прочитать о том, как определить сроки хранения документов, вы сможете, перейдя по ссылке.)

Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании. Например:

  • договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*);
  • договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст. 533, 5 лет);
  • договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (Перечень-1, ст. 447, 5 лет);
  • договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.

*Отметка ЭПК означает, что по прошествии срока хранения экспертная комиссия организации должна просмотреть дело и вынести решение: или уничтожать его, или хранить дальше. Без просмотра комиссией уничтожать дела с такой отметкой нельзя.

Будьте внимательны с договорами «возмездного оказания услуг» (статья 443 Перечня-1): они касаются услуг только консультационных, информационных и услуг по обучению. Хранятся 5 лет.

А дальше появляется соблазн воспользоваться статьей 436 Перечня-1 «Договоры, соглашения» и одним махом подвести под нее все остальные договоры нашей организации, которые мы не опознали в списках. Это верное решение, но пока делать так еще рано.

Советуемся с коллегами

Секретарь и делопроизводитель может и не знать обо всех договорах, которые заключает организация. Чем крупнее компания, тем выше вероятность, что так оно и есть. Поэтому сделать нужно следующее:

1) вынести из предметных указателей обоих перечней все виды договоров, которые там прописаны;

2) сформировать их в единый список;

3) взять в руки этот список и пройтись по всем отделам компании, которые могут заключать договоры;

4) показать начальникам этих отделов список и попросить отметить галочкой те виды договоров, которые заключает его отдел.

На этом этапе может обнаружиться, что при одинаковом смысловом значении наименования договоров в организации и в перечне могут различаться. Например, отдел автотранспорта заключает договоры ОСАГО, которые попадают под статью Перечня-1 номер 447 «Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности».

И только после того, как все начальники отделов отметили «своё», можно использовать палочку-выручалочку – статью 436 – и хранить все остальные договоры компании в соответствии с ней в течение 5 лет.

Договоры в номенклатуре дел

Разнести договоры по номенклатуре дел можно двумя способами, независимо от того, отвечает ли за них один специальный отдел (договорной, юридический), или то подразделение, которое его заключало.

Способ 1. Один вид договора – одно дело

Договоры в номенклатуре группируются по видам: отдельно договоры купли-продажи, отдельно договоры аренды и т.п.

Способ 2. Группировка по сроку хранения

Договоры можно сгруппировать и по срокам хранения, так, что в одном деле будет находиться несколько видов договоров. Тогда номенклатура дел будет выглядеть примерно так (картинка кликабельна):

Когда начинается срок хранения договора?

В графе «Примечание» Перечня-1 в посвященных договорам статьях написано «После истечения срока действия договора». Когда наступает этот срок и как его определить?

Срок действия договора может быть указан в тексте самого документа. Тогда в одном из пунктов прямо написана дата – конкретный календарный день, когда заканчивается этот договор. Тогда все однозначно.

Но так везет не всегда, и некоторые договоры могут действовать в течение многих лет после подписания. Тогда на хранение этот договор не отправляется: он действующий, а в архив мы передаем только завершенные делопроизводством документы.

Также есть категория договоров, которые действуют, пока не будут исполнены обязательства по нему. Элементарный пример: договор со строительной компанией на ремонт офиса. Пока не будут отделаны все помещения, он действует. Как же тогда определить дату его окончания? Очень просто. Исполнение обязательств по договору всегда документируется: это чаще всего акт о приеме-передаче работ. В нем написано, что одна сторона сделала все, что должна была, а другая – оплатила в полной мере ее работу. Здесь же стоят подписи сторон, а главное – дата. Она и будет считаться датой исполнения обязательств по договору.

Таким образом, если договор, срок хранения которого составляет 5 лет, был заключен в 2015 году, а акт приема-передачи работ датирован 2016-м, то срок хранения договора начнется 1 января 2017 года. Уничтожить его можно будет после 1 января 2022 года.

Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)

Статьи по теме

При определении сроков хранения документов в 2018 году компания должна полагаться на действующее законодательство: НК РФ, Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

В статье рассмотрим, как долго нужно сохранять документацию в 2018 году, как уничтожить документы и какая ответственность грозит тем, кто нарушил сроки хранения.

В статью встроен электронный сервис — Сроки хранения документов .

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ).

Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации – 5 лет.

Обратите внимание, Минфин уточнил сроки хранения первички для упрощенцев, подробности в статье Первичка на УСН. Что оставить, что выкинуть, что распечатать.

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Как долго хранить кадровые документы

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Документы, которые были оформлены до 2003 года, по-прежнему нельзя уничтожать до того, как их срок хранения достигнет 75 лет.

Срок хранения прочих кадровых документов мы привели в таблице ниже.

Таблица: сроки хранения документов в организации в 2018 году

Документ и срок хранения

Бухгалтерский учет

  • первичная документация
  • регистры бухгалтерского учета
  • аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

  • инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств

5 лет

  • документы учетной политики и прочие документы, которые относятся к организации и ведению бухгалтерского учета

5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности

  • квартальная бухгалтерская отчетность

5 лет

  • годовая бухгалтерская отчетность

в течение всей своей деятельности

  • аудиторское заключение

5 лет после отчетного года

Налоговый учет

  • книга покупок и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • книга продаж и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • документы, подтверждающие расходы на обучение

4 года

  • документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников

4 года

  • документы, подтверждающие убыток и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Страховые взносы

5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ

  • квитанция о получении 4-ФСС

5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС

Валютный контроль

  • документы по валютным операциям

3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Кадровый учет

  • документы по личному составу, созданные до 2003 года (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 75 лет со дня создания

  • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (за исключением, документов образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 50 лет со дня создания

  • коллективный договор

не менее 10 лет

  • документы о премировании

5 лет

  • штатное расписание и изменения к нему

в течение всей деятельности компании

  • график отпусков работников

1 год после окончания его действия

  • личные документы-оригиналы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и др.)

до востребования

  • невостребованные — 50 лет
  • невостребованные (оформлены до 2003 года) — 75 лет

Сервис. Сроки хранения документов

Как считать сроки хранения документов

По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом составления документа. Однако, есть некоторые особенности. Например:

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

Как избавится от старых документов

Согласно п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.

Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.

Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за ____ год.

Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.

Статьи по теме:

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения (штрафы)

За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ:

  • 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период
  • 30 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов
  • не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога если в результате отсутствия документов налоговая база была налогоплательщиком занижена.

Штраф также предусмотрен и Кодексом по административным правонарушениям, но для должностных лиц. В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ — от 2 000 до 3 000 рублей.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

  • Юсипова Е.Г. | заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Нормативная база

В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:

  • постоянный;
  • временный (свыше 10 лет);
  • временный (до 10 лет включительно).

Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.

Типовые и ведомственные перечни применяются:

  • при определении состава и сроков хранения архивных документов, при составлении номенклатур дел и формировании документов в дела;
  • при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

Перечни являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

В настоящее время при составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров мы используем следующие утвержденные типовые перечни:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 1), приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380.
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень 2). Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

Сразу же сделаем оговорку по поводу использования Перечня 1 акционерными обществами.

В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». На сегодняшний день документом, устанавливающим такой порядок, является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000. Как видим, документ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время утратил силу (см. приказ Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 63). Мнения о том, какой же перечень использовать акционерным обществам, разнятся.

Одна из точек зрения, а именно – необходимость использования старого Перечня, высказана членом Гильдии Управляющих Документацией Натальей Храмцовской в статье «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов».

Статью Натальи Храмцовской «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов» читайте в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 1’ 2011

Вторая точка зрения – использование акционерным обществом нового Перечня – подтверждается ответом от 25.11.2010 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В. Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»). Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру. В ответе Е.В. Соснов указывает, что договор должен быть представлен акционеру в том случае, если срок хранения его не истек. При этом отмечается, что прежний Перечень утратил силу и следует руководствоваться новым Перечнем.

Какие-либо комментарии со стороны федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг по данному вопросу в настоящее время отсутствуют!

Статью Натальи Храмцовской «Арбитражная практика: так каким же перечнем пользоваться акционерным обществам?» читайте в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3’ 2011

Перечень 1 вступил в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 20.09.2010 № 38. А это значит, что те, кто составлял номенклатуру дел на 2011 год, имели возможность не просто ознакомиться, но и детально изучить новый Перечень. На мой взгляд, он вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным. Но не будем забегать вперед. Постараюсь дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов.

Сроки хранения договоров.

. по Перечню типовых управленческих архивных документов

При использовании Перечня 1 следует четко разграничить две категории организаций:

  • являющихся источниками комплектования государственных архивов;
  • не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Временные сроки хранения договоров, указанные в Перечне 1, применяются всеми организациями.

А вот организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения. Его они вправе сократить, храня такие документы не менее 10 лет.

Уменьшение остальных сроков хранения документов (в т.ч. и договоров), установленных Перечнем 1, недопустимо. Увеличение сроков хранения возможно в тех случаях, когда это вызвано интересами конкретной организации.

Чтобы помочь читателям разобраться со сроками хранения договоров, поясним, что Перечень 1 не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров. Информацию о сроках хранения договоров можно найти:

  • в статьях, которые содержат обобщенное наименование документов. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью, в том числе и интересующий нас вид документа – договор. В качестве примера посмотрите на статью 172 Перечня 1.
  • в статьях, которые содержат конкретные наименования договоров, например, статья 159 Перечня 1.

Перечень 1 состоит из 12 разделов, в каждом их которых содержится информация о сроках хранения тех или иных договоров, связанных с определенным видом деятельности организации.

Сроки хранения договоров не зависят от того, на каком материальном носителе осуществляется его хранение: будь то бумажный вариант или электронный.

Чтобы вам легче было ориентироваться в сроках хранения договоров, приведем их общий список со ссылками на конкретные статьи Перечня 1 и указанием срока хранения.

Обращаем ваше внимание, что Перечень 1 содержит сроки хранения не только гражданско-правовых договоров, но и предусмотренных трудовым законодательством. Оно и понятно. Ведь этот Перечень включает типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, независимо от формы собственности.

Сроки хранения договоров по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.)

Теперь посмотрим, какие общие сроки хранения договоров приведены в Перечне 1, и дадим небольшие пояснения:

  • сроки хранения 5 лет, 10 лет, 15 лет, 75 лет после истечения срока действия договора. При этом если рядом со сроком хранения стоит отметка ЭПК, то это означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»;
  • срок хранения «постоянно». Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение, при этом срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет;
  • звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов;
  • отметка «до минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее 1 года).

Во время работы с Перечнем 1 следует внимательно изучать содержимое его графы «Примечания». Здесь часто уточняются сроки, указанные в графе «Срок хранения»:

  • может уточняться момент, с которого начинает отсчитываться срок хранения (см. Пример 2);
  • для всех документов данной статьи может быть выдвинуто условие, при соблюдении которого срок хранения удлиняется либо сокращается;
  • для части документов, подпадающих под конкретную статью Перечня 1, может быть установлен индивидуальный срок (см. Пример 1).

Статья 623 Перечня 1 посвящена договорам страхования работников от несчастных случаев. И всем таким договорам установлен срок хранения в 5 лет после окончания срока действия. Исключение составляют договоры, в зону действия которых вошли реально произошедшие несчастные случаи, их нужно будет хранить 75 лет. Ниже показано, как данное исключение отображается в таблице Перечня 1.

Напомним, что по общему правилу срок хранения документов начинает отсчитываться с 1 января календарного года, следующего за годом, в котором документ был закончен в делопроизводстве. Поясним на примере.

Если договор об информационном обслуживании закончил свое действие 30.09.2010, а статья 533 Перечня 1 предписывает хранить его 5 лет после истечения срока действия, то:

  • первым годом хранения будет 2011-й год (с 01.01.2011 по 31.12.2011, а не с 01.10.2010 по 30.09.2011),
  • последним, пятым, годом хранения – 2015 год. Только по окончании 2015 года, т.е. начиная с 2016 года, такой договор можно будет уничтожить.

Здесь не играет роли, сколько мы хранили договор, пока он действовал: несколько месяцев, год или несколько лет. Срок хранения начинаем отсчитывать не на следующий день после окончания срока действия договора, а на следующий год!

Каким может быть срок действия договора?

Поскольку почти все указанные в Перечне 1 сроки хранения договоров аппелируют к такому понятию, как «срок действия договора», дадим некоторые пояснения.

В соответствии со ст. 425 ГК РФ договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения, но стороны вправе установить в договоре, что его условия применяются к их отношениям, возникшим до его заключения, например, договор может быть заключен 15 января 2011 года, а поставка продукции по данному договору может быть произведена в ноябре 2010 года. Если начало срока действия договора в его тексте не оговорено, а дата подписания его каждой из сторон не указана, то он начнет действовать с даты, указанной в преамбуле.

Срок действия договора может быть:

  • неопределенным (до его расторжения) или
  • определенным – ограниченным.

Договор заключен на неопределенный срок в следующих случаях:

  • если в тексте договора срок его действия не указан 1 ;
  • когда в договоре прямо указано, что он заключен на неопределенный срок;
  • когда договором предусмотрена его автоматическая пролонгация;
  • когда в договоре предусмотрена формулировка «до полного исполнения сторонами всех обязательств».

Срок окончания договора, заключенного на определенный срок, может быть обозначен:

  • конкретной датой (например, «договор действует до 31 декабря 2011 года») или
  • истечением некоего периода (например, «договор вступает в силу с 01 января 2011 года и действует в течение двух месяцев»).

Но даже если срок окончания договора в нем прямо указан, стороны могут изменить его (сдвинуть ближе или дальше либо сделать неопределенным, например, привязав к какому-либо событию). Обычно это оформляется дополнительным соглашением, которое становится неотъемлемой частью договора 2 .

. по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности

Если ваша организация осуществляет научную, научно-техническую, производственно-техническую, проектную и строительную деятельности, то рекомендуем проработать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (мы договорились в этой статье именовать его «Перечень 2»). В нем есть подробный список договоров с постоянными сроками хранения. Так, в соответствии с Перечнем 2 к постоянным срокам хранения отнесены, например, такие договоры, как:

  • контракты (договоры) на проведение регламентных стендовых и экспериментальных испытаний строительной техники и конструкций (ст. 1051);
  • договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации АС (ст. 1796);
  • договоры с иностранными изготовителями об обеспечении соответствия требованиям технических регламентов (ст. 1571);
  • договоры (контракты) с организациями и физическими лицами об оказании инженерно-консультационных услуг (ст. 1053);
  • договоры (контракты) на внедрение результатов НИР (ст. 103);
  • авторские договоры на создание карт и атласов, соглашения с авторскими коллективами (ст. 842);
  • договоры (контракты) на выполнение международных, федеральных и региональных технических программ и проектов (ст. 9);
  • договоры подряда (контракты) на работы по строительству и реконструкции объектов, имеющих важное значение для экономики страны/региона (ст. 959).

В соответствии с Перечнем 2 срок хранения 15 лет имеют следующие договоры (контракты):

  • о распределении прибыли, полученной в результате совместной научной и / или научно-технической деятельности (ст. 32);
  • на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним (а при некоторых условиях эти документы вообще имеют срок хранения – постоянно) (ст. 352);
  • на создание, передачу и использование научной и / или научно-технической продукции (ст. 28).

Обращаем внимание читателей на несоответствие сроков хранения некоторых однотипных договоров, указанных в Перечне 1 и Перечне 2.

В соответствии со ст. 272 Перечня 1 государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг имеют два срока хранения: 5 лет ЭПК, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно. В то время как в соответствии со ст. 832 Перечня 2 государственные контракты и договоры на выполнение работ имеют только один срок хранения – постоянно.

Если срок конкретного договора в перечнях не указан

Большинство договоров, вошедших в Перечень 1, имеют срок хранения 5 лет (или 5 лет ЭПК). Если же вы не сможете найти договор в Перечне 1 и Перечне 2, то следует использовать статью 436 Перечня 1. Ссылаясь на нее, вы сможете любому договору (соглашению), не указанному в отдельных статьях Перечня 1, присвоить срок хранения 5 лет ЭПК, после чего провести экспертизу и часть документов оставить на более длительный срок хранения, вплоть до постоянного.

Стоит ли договору назначать срок хранения менее 5 лет?

Проанализировав сроки хранения по Перечню 1, мы видим, что сроки хранения договоров в нем составляют минимум 5 лет после истечения срока действия договора.

Критерий подлинности документа в архивоведении неразрывно связан с понятием юридической силы документа, присущей оригиналу. А говоря о юридической силе документа, особое внимание следует уделять сроку исковой давности.

Исковая давность – это установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. 195 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).

В большинстве стран мира, в том числе в России, общий (обычно применяемый) срок исковой давности установлен в 3 года (ст. 196 ГК РФ). А раз так, то и срок хранения договора не может быть меньше.

Но в Перечне 2 можно найти сроки хранения договоров продолжительностью не только в 3 года, но и в 1 год. Например:

  • срок хранения 1 год установлен для договоров на изготовление и установку очистных сооружений (ст. 1743 Перечня 2), при этом нет ссылки на дату, с которой исчисляется срок хранения договора. А это означает, что срок вообще не определен;
  • срок хранения 3 года после истечения срока действия договора установлен для договоров на очистку вод и обработку промышленных стоков (ст. 1742 Перечня 2).

В таких случаях можно рекомендовать читателям пренебрегать сроками хранения, указанными в Перечне 2, и устанавливать сроки хранения в соответствии с Перечнем 1, в котором срока хранения договора меньше 5 лет после истечения срока его действия просто нет.

Вид договора не всегда однозначен

При определении вида договора, чтобы правильно определить срок его хранения, указанный в Перечнях, тоже следует быть внимательным, так как на практике встречаются смешанные договоры.

Договор может называться «Договор поставки», а по факту оказаться смешанным договором: по нему осуществляются и поставка, и сборка мебели.

Или, например, договор называется «Договор аренды», а на самом деле в договоре предусмотрена аренда здания с последующим его выкупом.

Если у договора двойное (или тройное) назначение, необходимо выяснить срок хранения для каждого назначения и хранить документ по максимальному из найденных сроков.

Кроме того, наименование договора не является обязательным с точки зрения ГК РФ, а раз так, то для того, чтобы определить, к какому виду относится данный договор, при отсутствии его наименования и, соответственно, чтобы определить срок его хранения, договор необходимо будет прочитать и соотнести со статьями ГК РФ. Если вы затрудняетесь самостоятельно отнести договор к определенному виду, то стоит обратиться за консультацией в юридическую службу организации.

Копии договора

При работе с договорами возникает необходимость использования их копий различными структурными подразделениями организации. Хранение копий договоров должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации. Как правило, срок хранения копий документов устанавливается до минования надобности. Напомним, что такой срок хранения не может быть менее года.

Примером служит статья 576 Перечня 1, в которой срок хранения коллективных договоров устанавливается «Пост.**», а присланные для сведения – «до минования надобности».

Обратим ваше внимание на ст. 273 Перечня 1, касающуюся документов о проведении конкурсов, котировочных заявок (котировок), аукционов. В перечень документов здесь входят и «копии договоров (контрактов)». Говоря о копии договора, мы подразумеваем, что речь идет о копии уже заключенного (подписанного) договора, а не о его проекте. Но на стадии проведения конкурсов, котировок, аукционов никаких договоров (контрактов) не подписывается!

В соответствии со ст. 22 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» «к конкурсной документации должен быть приложен проект государственного или муниципального контракта (в случае проведения конкурса по нескольким лотам – проект контракта в отношении каждого лота), который является неотъемлемой частью конкурсной документации».

Поэтому более корректно в данной статье Перечня 1 и в номенклатуре дел вашей организации использовать термин «проект государственного или муниципального контракта», который прилагается к конкурсной документации.

Мы рассмотрели общие сроки хранения договоров, приведенные в двух перечнях. В следующем номере журнала читайте продолжение темы. Мы углубимся в тонкости сроков хранения различных договоров купли-продажи, которые во многих организациях составляют большинство заключенных договоров, расскажем об особенностях хранения государственных и муниципальных контрактов, объясним, как хранить приложения, допсоглашения и протоколы разногласий к договорам, а также документы, связанные с исполнением договоров, поговорим о хранении регистрационных форм.

За исключением договора страхования и договора доверительного управления имуществом, т.к. для них в соответствии с ГК РФ срок действия договора является существенным условием и без его указания договор считается незаключенным. Вернуться назад

О хранении документов, связанных с заключением и исполнением договоров, мы будем говорить в следующем номере журнала. Вернуться назад

Еще по теме:

  • Фз-44 статья 61 44 фз в таблицах и схемах ст. 61-114 § 3. Определение поставщика (подрядчика, исполнителя) путем проведения запроса котировок. Статья 72. Проведение запроса котировок. Статья 73. […]
  • Покупка долгов юридических лиц в москве Покупка долгов. Коллекторское агентство Стоимость приобретаемых прав при продаже долга коллекторам АКМ - до 75% от размера задолженности. Предлагаемая цена при покупке долгов зависит […]
  • Дополнительное соглашение к трудовому договору при реорганизации образец Форма уведомления о реорганизации Здравствуйте у нас происходит реорганизация юридических лиц путем присоединения, какая форма уведомления вручается сотрудникам присоединяемого юр. […]
  • Договор дарения доли квартиры doc ДОГОВОР ДАРЕНИЯ НЕДВИЖИМОГО ИМУЩЕСТВА - ДОЛИ КВАРТИРЫпроект, образец, форма, бланк, шаблон, пример 2018 год ДОГОВОР дарения доли квартиры Россия, город Ростов-на-Дону, двадцать восьмое […]
  • Оценка доказательств в уголовном судопроизводстве Статья 88. Правила оценки доказательств. 1. Каждое доказательство подлежит оценке с точки зрения относимости, допустимости, достоверности, а все собранные доказательства в совокупности - […]